Редизайн процесса записи на практические занятия

Кейс про то, как ручная запись на практические занятия в автошколе была переведена в более понятный и управляемый процесс через Telegram-бота.

Изначально запись шла через личные сообщения, общий чат, скриншоты расписания, заметки в телефоне и бумажные отметки после занятия. Студенты пытались успеть занять удобное время, инструктор вручную разбирал десятки сообщений, а администратор не видел актуальную картину по занятиям.

С осени 2025 года я занимался переводом этого процесса в Telegram-бота. Бот используется в реальном процессе и помогает записывать студентов на оплачиваемые практические занятия.

В этом репозитории я оформил процессную часть кейса: As-Is, проблемы, To-Be, требования и результат.

Контекст

Я описываю не весь бизнес автошколы, а один конкретный процесс: запись, перенос и подтверждение практических занятий.

Участники процесса:

• студент;
• инструктор;
• администратор;
• Telegram-бот как система записи.

Цель процесса - связать свободный слот инструктора с конкретным студентом, подтвердить запись и сохранить понятный статус занятия.

As-Is: как было

1. Студент поступает в автошколу.
2. Администратор дает студенту номер телефона инструктора.
3. Студент пишет инструктору, инструктор добавляет его в общий чат.
4. Инструктор собирает свободные слоты в заметках телефона или на бумаге.
5. Инструктор отправляет скриншот расписания в общий чат.
6. Студенты быстро пишут инструктору, чтобы успеть занять удобное время.
7. Инструктор вручную разбирает сообщения и пытается понять, кто успел первым.
8. Если несколько человек хотят один слот, начинается переписка и выбор другого времени.
9. После подтверждения студент и инструктор сами помнят дату и время занятия.
10. После занятия инструктор отмечает его на бумаге.
11. Администратор узнает актуальную информацию с задержкой или не видит ее полностью.
12. При переносе или отмене процесс снова уходит в ручную переписку.

As-Is схема

На этой схеме главное - не количество шагов, а места, где процесс ломался: расписание в разных местах, борьба за один слот, ручное подтверждение и поздняя видимость для администратора.

Основные проблемы

Проблема	Где возникает	К чему приводит
Нет единого расписания	слоты хранятся в заметках, скриншотах и переписках	участники видят разные версии расписания
Конфликты за один слот	студенты пишут инструктору одновременно	появляются споры, кто успел первым
Много ручной работы у инструктора	запись, переносы, отмены	инструктор тратит время на координацию вместо занятий
Нет прозрачного статуса	до занятия и после занятия	администратор не понимает, что реально происходит
Отмены обрабатываются вручную	студент или инструктор меняет планы	свободный слот может пропасть и не попасть другим студентам
История занятий появляется поздно	отметки ведутся на бумаге	сложнее контролировать остаток занятий и выплаты

To-Be: что было сделано

В новом процессе появилась единая точка входа - Telegram-бот.

Что изменилось:

• вход по номеру телефона;
• разделение ролей на студента, инструктора и администратора;
• привязка студента к конкретному инструктору;
• баланс занятий у студента;
• слоты со статусами pending, available, booked, reserved;
• добавление слотов вручную или графиком;
• отложенная публикация слотов;
• уведомления студентам о новых свободных местах;
• запись с проверкой баланса, лимита и доступности слота;
• отмена занятия с возвратом баланса;
• уведомления об отменах и освободившихся слотах;
• напоминания о занятии за 2 часа;
• просмотр расписаний администратором.

To-Be: процесс словами

1. Администратор добавляет инструкторов и студентов в систему.
2. Для студента задается инструктор и баланс занятий.
3. Студент, инструктор и администратор заходят в бота по номеру телефона.
4. Инструктор создает слоты вручную или графиком.
5. Слоты сначала попадают в корзину, где их можно проверить, удалить или забронировать под личное время.
6. Инструктор публикует слоты.
7. Система уведомляет студентов, что скоро появятся новые места.
8. Через час слоты становятся доступными для записи.
9. Студент выбирает дату и время.
10. Система проверяет баланс, лимит записей и свободен ли слот.
11. Если все хорошо, слот становится занятым, а с баланса списывается 1 занятие.
12. Студент и инструктор получают уведомления.
13. За 2 часа до занятия студент получает напоминание.
14. При отмене система возвращает баланс, освобождает слот и уведомляет участников.
15. Администратор может смотреть расписания и статусы без ручного сбора информации.

To-Be схема

В новой схеме я смотрел на процесс через слот занятия. У слота появляется статус, владелец, время и понятные правила перехода: черновик, доступен, занят, отменен или снова открыт для записи.

Требования к процессу

ID	Требование	Приоритет
R1	Студент видит только свободные слоты своего инструктора	High
R2	У каждого слота есть понятный статус: черновик, доступен, занят или забронирован	High
R3	Перед записью система проверяет баланс студента	High
R4	Перед записью система проверяет, что слот еще свободен	High
R5	Запись одновременно меняет статус слота и списывает занятие с баланса	High
R6	Студент получает подтверждение записи	High
R7	Инструктор получает уведомление о новой записи	High
R8	Отмена возвращает занятие на баланс и освобождает слот	High
R9	Администратор видит расписания и статусы по инструкторам	Medium
R10	Система отправляет напоминание о занятии заранее	Medium

Что изменилось

Главное изменение - появился единый источник правды. В старом процессе расписание жило в скриншотах, чатах, заметках и бумаге. В новом процессе слот стал отдельной сущностью со статусом, временем, инструктором и студентом.

Запись стала меньше зависеть от того, кто быстрее написал в личку. Система проверяет доступность слота и баланс, а потом фиксирует результат в базе.

Отмены тоже стали понятнее: если занятие отменяется, баланс возвращается, слот снова становится доступным, а другие студенты могут получить уведомление о свободном времени.

Что стало лучше по процессу:

• меньше ручной переписки между студентами и инструктором;
• меньше конфликтов за один и тот же слот;
• понятнее статус занятия для студента, инструктора и администратора;
• проще вернуть отмененный слот в расписание;
• проще контролировать остаток занятий у студента.

Что можно дополнительно измерять:

• время от публикации слота до записи студента;
• время от выбора слота до подтверждения;
• число конфликтов за один слот;
• долю отмен, после которых слот снова заняли;
• количество ручных сообщений инструктору по записи и переносам.

Файлы

• README.md - описание кейса
• assets/as-is.png - схема текущего процесса
• assets/to-be.png - схема целевого процесса